Najlepsze narzędzia do pracy zdalnej od Microsoft

Do niedawna praca zdalna była wyjątkiem dla pracowników, albo niecodzienną sytuacją w całej branży IT zarezerwowana głównie dla zespołów międzynarodowych. Obecnie jest to stała, a nawet przymusowa tendencja home office, które nie musi być zmorą: można skorzystać z okazji i przetestować wirtualne narzędzia i systemy wirtualnego biura. Od właściwie dobranych i wykorzystanych narzędzi zależy czy ta forma pracy okaże się sukcesem i stanie się standardem już po okresie epidemicznym. Jakie skuteczne narzędzia do pracy zdalnej wybrać? O tym dowiesz się w dzisiejszym wpisie.

Narzędzia do pracy zdalnej – czym się kierować przy wyborze?

Pracownicy również zaczęli doceniać pracę, którą można wykonywać z różnych miejsc na świecie, nie będąc uwiązanym do swojego biura. Już teraz widać, że firmy zredukowały radykalnie w ten sposób koszty i zorganizowały tak pracę, że wszystko działa, jak należy – praca zdalna, która wydaje się być przyszłością wielu organizacji, zwłaszcza że wszędzie się o niej słucha i o niej mówi. Jednak nadal wiele firm szuka narzędzi, które umożliwiają sprawną pracę w domu. Najbardziej potrzebne, a jednocześnie najbardziej wykorzystywane są chmury. Odpowiednio dobrana cloud pozwala na wspólne edytowanie dokumentów czy też wirtualne spotkania – to minimum, które warto rozbudować. Ilość narzędzi jest ogromna i często naprawdę trudno wybrać najbardziej idealne dla naszego biznesu. Od narzędzi łączących każdą formy współpracy, jak rozmowy (głosowe, wideo) – wielokanałowe chaty z możliwością zakładania grup, a w nich wątków, dodawania komentarzy, postów, przez narzędzia do konwersji i udostępniania plików, aż po programy pozwalające na zarządzanie, a także zakładanie całych systemów wirtualnych biur.

Wszystko zależy od rodzaju pracy oraz branży, którą się reprezentuje. Przeważnie narzędzia all-in-one są dla zdecydowanej większości wystarczające, ponieważ pozwalają na intuicyjne nawigowanie poprzez wykorzystanie mechanizmów dobrze znanych w sieciach społecznościowych. Wszystkie z nich mają na celu utrzymanie transparentności komunikacji oraz zredukowanie liczby spotkań i poczty elektronicznej.

Wirtualne tablice, zarządzanie pracą i przestrzeń chmurowa

Wielkim wyzwaniem w przypadku pracy zdalnej jest zarządzanie zadaniami i czynnościami poszczególnych działów czy osób. Nie każdy pracownik jest tak zorganizowany, żeby był w stanie sam zapanować nad priorytetami oraz przygotować sobie solidną listę zadań. Kiedy menedżer nie będzie miał możliwości podejść do pracownika i pomóc mu w ustaleniu harmonogramu pracy, to wtedy rozwiązaniem są wirtualne tablice oraz programy zarządzające pracą, jak np. Microsoft Planner, który pomaga w sytuacjach kiedy potrzeba coś więcej niż zwykła lista zadań do wykonania.

Planner umożliwia:

• planowanie,
• rozdzielanie oraz monitorowanie stanu wykonania zadań własnych oraz przydzielonych innym pracownikom,
• załączanie i współdzielenie plików,
• graficzne przedstawianie postępów w realizacji zadań przypisanych pojedynczym członkom zespołu w poszczególnych projektach,
• zadania z Plannera można również dodawać do kalendarza w programie Outlook.

Dotychczas znana była hostowana wirtualnie tablica Microsoft Whiteboard, z której można korzystać w aplikacji Teams, na której użytkownicy mają miejsce do wspólnego szkicowania lub przez Invision. Microsoft wprowadził także aplikację To Do, będącą następcą popularnej apki Wunderlist, która przypominała o zadaniach i motywowała do działania. Ta pierwsza to intuicyjny organizer od Microsoftu. To Do to narzędzie do budowania list kontrolnych (checklist). Umożliwia rozpisywanie zadań i oznaczanie ich ukończenia, a dzięki niemu nikt nie zapomni o żadnym zdaniu lub ważnym szczególe w trakcie jego wykonywania.

Kolejną sprawą są dyski chmurowe, takie jak np. Microsoft OneDrive dla firm, czyli szyfrowana przestrzeń wirtualna (chmura) dla biznesu o pojemności 1TB. OneDrive stworzony przez Microsoft jest w pełni kompatybilna z aplikacjami takimi jak Word, Excel, PowerPoint czy Teams, ale oczywiście nie ogranicza Cię do udostępniania tylko plików zapisywanych w tych programach. Przy pomocy silnego szyfrowania danych przechowywanych w chmurze, firmy korzystające z Microsoft OneDrive mają pewność, że dokumenty oraz pliki są bezpieczne i to nawet w sytuacjach gdy pracownicy posiadają do nich dostęp z domu albo przy użyciu smartfona.

Microsoft Teams – efektywna komunikacja i praca zdalna

Podstawą pracy nie tylko zdalnej jest komunikacja. Jednym z najlepszych komunikatorów dostępnych na rynku jest usługa Microsoft Teams – sprawdziła się doskonale podczas pandemii. Dostępna ona jest w płatnej usługi Office 365, a także w wariancie darmowym. Ten drugi jest w stanie przesyłać nieograniczoną liczbę wiadomości tekstowych, prowadzić rozmowy wideo, współpracować nad dokumentami pakietu Office (w ramach usługi Office Online), przesyłać pliki, czy umożliwiać dostęp do 250 aplikacji oraz usług udostępniania ekranu. Jednakże znacznie więcej wariantów dają płatne wopcje usług Microsoft Teams – tworząc z niej prawdziwą maszynę do wydajnej i efektywnej zdalnej pracy zespołu. Ta znakomita usługa to naprawdę biuro wirtualne, ułatwiające nam codzienne zadania. Do usługi dostęp uzyskujesz przez przeglądarkę, a także aplikacje dla systemów Windows, Android czy iOS.

Jest to w sumie centrum dowodzenia Microsoft 365, chociaż sprawia na pozór wrażenie jedynie komunikatora. Okazuje się, że w Microsoft Teams można robić wiele więcej niż tylko czatować oraz organizować spotkania. Aplikacje Excel, Word, PowerPoint, SharePoint, OneNote, Planner, Delve oraz Power BI zostały wbudowane w tę usługę. Dlatego Teams m.in. pozwala tworzyć zespoły, grupy tematyczne oraz udostępniać i edytować dokumenty wewnątrz okna aplikacji. Podczas gdy integracja z zewnętrznymi aplikacjami pozwala każdej organizacji dostosować komunikator do własnych potrzeb. Poza tym połączenie tych dwóch narzędzi sprawia, że użytkownicy mają możliwość swobodnie współdzielić oraz edytować dokumenty, bez potrzeby wysyłania osobnych wiadomości e-mail wraz z załącznikami. A do tego Microsoft włącza i rozbudowuje wszystkie opisywane tu narzędzia o nowe funkcje.

Możliwości usługi Microsoft Teams:

• bardzo łatwa komunikacja (czat /wideo /audio),
• transkrypcje na żywo podczas spotkań, reakcje na żywo,
• logowanie za pomocą przeglądarki internetowej,
• dzielenie się plikami pomiędzy użytkownikami,
• zintegrowanie z innymi usługami Microsoft – np. kalendarzem,
• prosta konfiguracja wstępna,
• integracja z Microsoft Office i Microsoft Dynamics 365,
• szerokie możliwości w darmowej wersji,
• duży wybór urządzeń dedykowanych na rynku.

Microsoft Share Point – uporządkuj obieg dokumentów

SharePoint jest znakomitą wielozadaniową platformą zaprojektowaną z myślą o złożonych aplikacjach webowych, oraz wspierająca różne kombinacje dotyczące zarządzania, publikacji, a także modyfikowania informacjami w sieci korporacyjnej pomiędzy użytkownikami. Służy tworzeniu bibliotek dokumentów oraz zawartości, jakie mogą być kolejno przeglądane oraz udostępniane członkom organizacji. Pozwala także na stworzenie Intranetu, a więc wewnętrznej przestrzeni jedynie do użytku poprzez członków organizacji. W pracy mamy przeważnie do czynienia z obiegiem dokumentów, a wiele osób współdzieli te same pliki, często są one tworzone jako nowe wersje, wraz z wielokrotną edycją. Przesyłanie większej ilości plików jako załączników do maili czy też tworzenie dodatkowych kopi dokumentów, może prowadzić do chaosu w dokumentach używanych w firmie, jak również niepotrzebnie obciążać pamięć urządzeń.

Zaś SharePoint daje do użytku miejsce, w którym mogą być przechowywane różne dokumenty, pliki czy grafika. Jest tu również możliwość obserwowania prowadzonych w plikach zmian, co zmniejsza ryzyko utraty danych. System Microsoft SharePoint może być także wykorzystany jako bezpieczne narzędzie społecznościowe w obrębie każdej organizacji. W taki sposób ułatwiamy przepływ informacji pomiędzy pracownikami. Poprawne relacje między współpracownikami, a także dostęp do wiadomości o firmie mają kolosalny wpływ na atmosferę oraz wydajność w pracy, co w konsekwencji przekłada się na wizerunek firmy w oczach naszych klientów.

Ponadto SharePoint można także używać do serwowania publicznych stron internetowych. Pozwala na to to jednak zakup dodatkowej licencji SharePoint Server 2010 for Internet Sites na każdy serwer, jaki będzie używany w tej sprawie. W ramach tej licencji nie ma potrzeby posiadania przez użytkowników wykupionych licencji CAL.

Wiele organizacji używa programu Microsoft SharePoint, w celu umożliwienia partnerom, pracownikom i klientom współpracy w czasie rzeczywistym. Korzystające z tego firmy mogą tworzyć nie tylko proste magazyny danych, ale także całe strony zespołów, portale intra- i ekstranetowe, blogi, czy wreszcie witryny społecznościowe. Te wszystkie dynamiczne środowiska do współpracy zwiększają produktywność, zaś aplikacja MS SharePoint jest elastyczna i zapewnia bezpieczeństwo danych. Daje to dlatego szerokie możliwości tworzenia narzędzi do efektywniejszej pracy, z tego powodu może wspierać działalność biznesową i operacyjną, praktycznie w każdym stadium rozwoju biznesu.

Podsumowując możliwości SharePoint:

• zawiera informacje dla konkretnych działów i pracowników – porządkuje i upraszcza pracę,
• można tu współdzielić kalendarze, notatki, rozmowy, fora dyskusyjne, tabele, spisy, inne ważne informacje,
• tworzenie bibliotek plików, na których może pracować wielu pracowników w tym samym czasie,

Najlepsze narzędzia do pracy zdalnej od Microsoft? KTBnet to specjalista w ich wdrażaniu

KTBnet dzięki swojej wiedzy i doświadczeniu proponuje Państwu wdrożenie SharePoint w programie Microsoft 365. Będzie to usługa oparta na chmurze i hostowana przez Microsoft, dla firm we wszystkich rozmiarach. Zamiast instalować oraz wdrażać usługę lokalną SharePoint Server, każda firma może subskrybować plan Microsoft 365 czy też autonomiczną SharePoint Online usługi. W konsekwencji pracownicy mogą tworzyć witryny w celu udostępniania dokumentów i informacji kolegom z pracy, partnerom i klientom. Uporządkuj pracę i ciesz się z coraz lepszych wyników Twojej organizacji!

Wszystkie omówione aplikacje znajdziesz na platformie Microsoft 365. Możemy pomóc Ci dostosować je do Twoich wymagań i kompleksowo wesprzeć Twoją mobilną pracę. Nie masz jeszcze pakietu Office/Microsoft 365? Podpowiadamy, jak możesz skorzystać z dostępnych obecnie wersji oraz sprawnie uruchomić pracę zdalną!