Nowości w Microsoft 365

Nowy Office 365 nazywa się teraz Microsoft 365 i wprowadza wiele istotnych zmian. Wraz z nazwą zmienił się model subskrypcji, a użytkownicy zyskali o wiele więcej możliwości. Premiera tego kompleksowego rozwiązania odbyła się 21 kwietnia 2020 roku. Dzięki platformie Microsoft 365 użytkownicy prywatni i korporacyjni mają dostęp do popularnych i znanych narzędzi, które teraz są dostępne w modelu chmurowym z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia. Ma to związek z pandemią i rosnącym znaczeniu pracy zdalnej, gdzie oprogramowanie biurowe staje się kluczem do efektywności pracy każdego zespołu i rozwoju firmy. Dziś to szczególnie ważne w przypadku rozproszonych fizycznie, coraz bardziej mobilnych pracowników. Dostawcy oprogramowania dla biur tacy jak KTBnet rozumieją potrzeby biznesu, stąd coraz większe wykorzystanie rozwiązań chmurowych. Przyjrzyjmy się najważniejszym nowościom w zakresie popularnego oprogramowania Office dla biznesu.

Office 365 vs Microsoft 365

Na początku wprowadzono:

• Microsoft Editor w Word – Microsoft Editor to rozwiązanie, które robi więcej niż tylko dbanie o poprawność naszych tekstów. Owszem, odnajduje błędy ortograficzne i gramatyczne oraz podpowiada, jak je wyeliminować, ale na tym nie koniec. Oferuje również poprawki stylistyczne, a nawet daje swoje propozycje całych zdań, synonimów czy innych sformułowań. Robi to w taki sposób, by były bardziej zrozumiałe, zwięzłe czy formalne oraz by nie występowały w nich powtórzenia, czy też jakieś niefortunne, albo niewłaściwe słowa.
• Presenter Coach i Designer w Microsoft Power Point – Aplikacja do tworzenia pokazów slajdów również otrzymała nowe funkcje. Najważniejszą z nich jest Presenter Coach, który wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby wyeliminować nasze problemy związane z prezentacją. Zwraca uwagę na zbyt szybkie tempo mówienia, czytanie tekstu (a nie jego opowiadanie) czy też zbyt monotonny sposób wypowiedzi, albo przerywniki typy „eeee”. Presenter Coach przekaże również wskazówki językowe i gramatyczne. Designer natomiast jest w stanie błyskawicznie sprawić, że nasze prezentacje w PowerPoint będą lepiej wyglądać. Może na przykład stworzyć oś czasu na podstawie zwykłego tekstu albo też zadbać o odpowiednią formę przedstawienia grafiki. W ten sposób pobudza kreatywność i dba o odpowiednią estetykę, a jednocześnie pomaga tworzyć szybko prezentację.
• Money w Microsoft Excel – Microsoft 365 jest w założeniu pakietem, który zwiększy naszą produktywność i pomoże nam w realizacji codziennych zadań. Excel doczekał się nowych data types i smart templates. Dzięki temu możemy łatwiej porządkować i analizować dane reprezentujące mniej typowe kategorie, np. miejsca, filmy etc. Jest to sposób na urozmaicenie arkuszów o interaktywne karty danych. Oprócz tego jedną z nowych funkcji stworzonych z myślą o Excel jest Money. Narzędzie w programie Microsoft Excel, pozwalające na planowanie i monitorowanie swoich finansów: ustalanie budżetu, śledzenie wydatków itd. Money pozwala nawet na automatyczne importowanie danych na temat sald i transakcji z usług bankowych, a także wygodnego dzielenia pieniędzy na kategorie dzięki sparowaniu z kontem. Dzięki temu zawsze ma się aktualne informacje o swoich finansach. Mało tego, narzędzie może informować o zmianach cen tych lub innych produktów i usług w przypadku stałych wydatków (np. opłat abonamentowych), dzięki temu mamy pełną kontrolę nad naszymi finansami.
• Rozbudowany kalendarz w Outlook – Aby pomóc nam w zarządzaniu swoimi sprawami, Microsoft 365 przyniósł także rozbudowany kalendarz w kliencie poczty Outlook. Dzięki niemu stworzymy czytelny i estetyczny harmonogram zadań – zarówno tych służbowych, jak i prywatnych. To wszystko na jednej tablicy, ale przejrzyście ułożone. Zawsze więc będziemy mogli mieć całość pod kontrolą.
• Microsoft Teams – to aplikacja, która powstała z myślą o biznesie, ale Microsoft postanowił dostosować ją także do celów prywatnych. Pozwoli na wygodne prowadzenie rozmów tekstowych i wideo, wspólne zarządzanie projektami i zadaniami oraz dzielenie się plikami i informacjami. Ten program może ułatwić na przykład planowanie podróży czy wspólne przygotowywanie imprez rodzinnych czy w ogóle pozostawanie w bliskim kontakcie z rodziną. To jedno rozwiązanie jest w stanie zastąpić skrzynkę e-mail, kalendarz i komunikatory. Możliwe jest spotkanie nawet na 10 000 osób, 300 uczestników czatów, podnoszenie ręki w trakcie spotkania, dostosowanie tła spotkania, ochrona prywatności numeru osoby, która dołącza do spotkania telefonicznie.
• SharePoint – to wewnętrzna sieć witryn, które zawierają informacje dla konkretnych działów i pracowników. Wspólne kalendarze, notatki, rozmowy, fora dyskusyjne, tabele, spisy, ważne informacje. SharePoint to nie tylko strony internetowe, ale także biblioteki plików, dzięki którym wiele osób może pracować w tym samym czasie na tych samych plikach i to nawet zdalnie z pomocą, np. komunikatora MS Teams.
• Microsoft Edge Chromium – Częścią pakietu jest również przeglądarka internetowa o tej nazwie, która już niemal w niczym nie przypomina swojej starszej wersji, czy Internet Explorera. Oferuje rozbudowane ustawienia prywatności, przejrzysty interfejs, szerokie opcje personalizacji oraz Kolekcje. To nowa funkcja do gromadzenia informacji na dany temat, znacznie wygodniejsza i dająca większe możliwości niż klasyczne zakładki.
• Microsoft Family Safety – Zupełnie nowa aplikacja Microsoft Family Safety, która zgodnie z nazwą powstała po to, by zapewnić bezpieczeństwo wszystkim członkom rodziny: zarówno cyfrowe, jak i fizyczne. Family Safety umożliwia ustalanie filtrów treści w Internecie, aby na przykład uchronić dzieci przed kontaktem z treściami dla dorosłych, lub nakładanie limitów czasu, jaki nasi podopieczni mogą spędzać przed ekranem. Można sprawdzić hasła, jakie dziecko wpisywało do wyszukiwarki. Pozwala również na udostępnianie lokalizacji najbliższym oraz otrzymywanie powiadomień, gdy dziecko zbyt oddali się od domu.

W podstawie Microsoft 365 oferuje również 1 TB w chmurowej usłudze OneDrive do dyspozycji każdego użytkownika, nielimitowane rozmowy głosowe i wideo (do 50 osób) w aplikacji Skype, 60 minut połączeń telefonicznych miesięcznie do wykorzystania w Skype oraz wsparcie techniczne z zakresu systemu Windows 10 i aplikacji Microsoft 365.

Microsoft 365 – rozwój i zmiany

Odkąd Microsoft 365 powstał na gruzach Office 365, jest stale rozwijany i otrzymuje nowe funkcje. Rok po premierze, w kwietniu 2021 oprogramowanie to uzyskało kilka nowości. Oto wybrane z nich:

• Aplikacja Teams – ulepszenia ankiet, gdzie dodano otwarty tekst i quizy wielokrotnego wyboru. Mamy także transkrypcje na żywo, jak również podsumowania spotkań i natywne powiadomienia z Windows 10. Podczas pandemii wiele szkół i nauczycieli zaczęło korzystać i doceniać ten komunikator.
• Aplikacja Excel – dostała nową opcję pozwalającą śledzić zmiany w arkuszu.
• W aplikacji Word pojawia się możliwość eksportowania dokumentu do programu PowerPoint.
• W webowej wersji Outlooka wprowadzono skróty na pasku narzędzi po lewej stronie okna.
• Power Point Designer – po dodaniu zdjęcia automatycznie wygeneruje kilka układów slajdów do wyboru. Producent zapewnia subskrybentom Microsoft 365 wyłączny dostęp do ponad 8 tys. zdjęć i obrazów oraz 175 zapętlonych filmów z Getty Images, a także 300 nowych fontów i 2,8 tys. ikon do tworzenia atrakcyjnych wizualnie dokumentów.

W dalszym rozwoju tego pakietu możemy na pewno liczyć na dalsze innowacje i aktualizacje oraz nowe aplikacje, które pozwolą doskonale pracować zarówno w domu jak i w biurze.

Zakończenie i podsumowanie

Inwestycja w Microsoft 365 to potrzebny wydatek na efektywność i nowoczesną komunikację w zespołach w naszej firmie. Pracownicy otrzymują niezbędne narzędzia biurowe oraz tak ważne dziś aplikacje do współpracy zdalnej. Dział IT zyskuje z kolei możliwość zarządzania funkcjami, a także zasadami bezpieczeństwa przy użyciu łatwego narzędzia w chmurze. Jako KTBnet mamy już na swoim koncie wiele udanych wdrożeń tego pakietu, należy go jednak umiejętnie i właściwie dostosować dla Państwa firmy i jej klientów, a jego skuteczność zachwyci oraz ułatwi codzienne obowiązki. Kończąc, warto również podkreślić, że Microsoft gwarantuje także bezpieczeństwo wszystkich swoich usług, a także w wielu pakietach szyfrowanie danych i całodobową pomoc techniczną.