Automatisierung optimieren mit Adaptive Cards in Microsoft Teams

Hintergrund des Kunden

Unser Kunde ist ein globaler Marktführer für nachhaltige, unbegrenzt recycelbare Metall- und Glasverpackungen und beliefert Markeninhaber weltweit. Sein Engagement für marktführende Innovation, Qualität und Kundenservice wird durch kontinuierliche Investitionen in Mitarbeiter und Prozesse angetrieben. Mit dem Fokus auf kontinuierliche Verbesserung in allen Unternehmensbereichen sichert er den langfristigen, nachhaltigen Erfolg für seine Stakeholder. Der Kunde betreibt rund 60 Produktionsstätten in 16 Ländern, beschäftigt etwa 20.000 Mitarbeiter und erzielt einen Umsatz von rund 9 Milliarden US-Dollar.

Beschreibung der Herausforderung

Der Aufbau von Bots mithilfe von Microsofts Power Automate und Desktop Flows löst zahlreiche Automatisierungsherausforderungen und verbessert die Gesamteffizienz von Prozessen. Mit zunehmender Komplexität dieser Lösungen werden jedoch effiziente Fehlerbehandlung und Debugging entscheidend. Dies ist besonders wichtig, wenn mehrere separate Automatisierungen verwaltet werden und unterschiedliche Nutzergruppen unterschiedliche Nachrichten erhalten sollen. Beispielsweise sollten technische und detaillierte Daten an das IT-Team gehen, während Business-User eher kommunikative und informative Daten benötigen. Wie lässt sich diese Herausforderung also effektiv lösen?

Antwort

Zwar ist es üblich, in solchen Situationen E-Mails zu versenden, doch für die oben beschriebenen Szenarien ist dieser Ansatz ineffizient. Eine wachsende Zahl von Benachrichtigungen aus verschiedenen Automatisierungen kann die Postfächer der Nutzer überfluten, wodurch wichtige Nachrichten als Spam herausgefiltert werden. Selbst mit Regeln und Sicherheitsmaßnahmen, die sicherstellen, dass Benachrichtigungen den Posteingang erreichen, können sie inmitten dringenderer Themen leicht übersehen werden. Genau hier spielen MS-Teams-Kanäle und Adaptive Cards ihre Stärken aus. Jede Automatisierung kann einen eigenen Kanal für Nachrichten erhalten, je nach Typ und Zielgruppe. Die Verwendung von Adaptive Cards für diese Nachrichten verbessert die Übersichtlichkeit und die gesamte Nutzererfahrung. Zusätzlich verfügen Adaptive Cards über klickbare Schaltflächen, die eine Navigation zu bestimmten Stellen ermöglichen (wodurch die Suche im Power-Automate-Monitoring nach bestimmten Ausführungen entfällt) und die Kommunikation zwischen Nutzern in komplexeren Szenarien erleichtern.

Komponenten

• Konfiguriertes Ziel-Team und Ziel-Kanal
• Konfigurierte Connection Reference in der Automatisierungslösung
• Konfigurierte Aktionssequenz zum Versenden einer Adaptive Card

Beispielszenario

Betrachten Sie folgende Situation: Sie erstellen eine Automatisierung, bei der einige Schritte in Power Automate abgeschlossen werden und der Ablauf zur Fertigstellung in Desktop Flow fortgesetzt wird. Dieser Prozess lässt sich in folgenden Schritten verwalten:

1. Try-Catch-Muster konfigurieren:

• Verwenden Sie Scope-Aktionen in Ihrem Flow.
• Der Try-Block enthält alle Aktionen, einschließlich der Ausführung des Desktop Flow.
• Der Catch-Block enthält alle Aktionen zur Fehlerbehandlung und wird nur ausgeführt, wenn der Try-Block nicht erfolgreich abgeschlossen wird.

2. Filter-Aktion:

• Verwenden Sie im Catch-Block die Filter-Aktion, um Fehlerdetails aus dem Try-Block abzurufen.

4. Parse-JSON-Aktion (optional):

• Erstellen Sie ein Objekt mit Eingaben für die Adaptive Card, wie Titel, Untertitel, Beschreibungen usw.

5. Compose-Aktion:

• Definieren Sie Ihre Adaptive Card. Nutzen Sie den Designer, um das Erscheinungsbild zu visualisieren.
• Fügen Sie dieser Aktion die gefilterten Fehler als FactSet hinzu.
• Fügen Sie Action.OpenUrl hinzu, um eine Navigations-Schaltfläche einzurichten, die den fehlgeschlagenen Lauf im Browser öffnet.

6. Adaptive Card posten:

• Verwenden Sie die Aktion „Karte in einem Chat oder Kanal posten“ mit einem vordefinierten Team und Kanal.
• Richten Sie eine Verbindung über die Connection Reference ein, um die Verwaltung bei der Bereitstellung zu erleichtern.

In den folgenden Screenshots sehen Sie einen beispielhaften Flow, der nach den oben beschriebenen Prinzipien gestaltet wurde.

Das Ergebnis eines fehlgeschlagenen Laufs wird in Form der unten gezeigten Adaptive Card dargestellt:

Fazit

Die Umsetzung des beschriebenen Musters macht das Flow-Management und die Fehlerbehandlung im Vergleich zu einem auf E-Mail-Benachrichtigungen basierenden Ansatz deutlich effizienter und transparenter. Separate Teams und Kanäle helfen dabei, zwischen Projekten zu unterscheiden, wodurch Probleme leichter gefunden und behoben werden können. Durch den Einsatz von MS-Teams-Kanälen und Adaptive Cards lässt sich eine besser organisierte und reaktionsfähigere Automatisierungsumgebung schaffen.

Der Einsatz von Adaptive Cards in MS-Teams-Kanälen vereinfacht nicht nur den Kommunikationsprozess, sondern steigert auch die Gesamtwirksamkeit Ihrer Automatisierungslösungen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass wichtige Informationen die richtigen Nutzer zeitnah und handhabbar erreichen.