Veranstaltungsmanagement in Dynamics 365 Customer Insights – Journeys: Ein umfassender Leitfaden

Die Organisation von Marketing-Veranstaltungen ist ein entscheidender Baustein beim Aufbau starker Kundenbeziehungen. Microsoft Dynamics 365 Customer Insights – Journeys bietet fortschrittliche Tools für ein umfassendes Veranstaltungsmanagement, mit denen Sie den gesamten Prozess – von der Planung bis zur Analyse – steuern können.

Warum sollten Sie das Veranstaltungsmanagement in Microsoft Dynamics 365 Customer Insights – Journeys nutzen?

1. Zentralisierung von Daten und Prozessen

Einer der größten Vorteile des Event-Management-Moduls ist die Möglichkeit, alle Aspekte einer Veranstaltung an einem Ort zu verwalten. Das System integriert Daten zu Teilnehmern, Referenten, Sponsoren und Veranstaltungsorten mit der bestehenden Kontakt- und Lead-Datenbank im CRM. Dadurch wird jede Interaktion mit einem Teilnehmer erfasst und steht Vertriebs- und Marketingteams zur Verfügung.

2. Automatisierung von Marketingprozessen

Microsoft Customer Insights – Journeys ermöglicht die Automatisierung zentraler veranstaltungsbezogener Prozesse:

• Versand von Einladungen und Erinnerungen über personalisierte Customer Journeys
• Automatische Zuweisung von Leads an die zuständigen Vertriebsmitarbeitenden
• Segmentierung der Teilnehmer nach Verhalten und Präferenzen
• Nachfassaktionen nach der Veranstaltung unter Berücksichtigung des Engagement-Levels der Teilnehmer

3. Registrierungsportal und Teilnehmerverwaltung

Das System bietet anpassbare Registrierungsportale, die an die visuelle Identität Ihres Unternehmens angepasst werden können. Teilnehmer können ihre eigene Registrierung verwalten, Sessions auswählen und sogar Tickets bezahlen. All diese Informationen werden automatisch ins CRM übertragen.

4. Analysen und Reporting

Nach der Veranstaltung erhalten Sie Zugriff auf detaillierte Berichte, unter anderem zu:

• Registrierungs- und Teilnahmequoten
• Teilnehmer-Engagement in den einzelnen Sessions
• ROI der Veranstaltung
• Analyse der Akquisitionsquellen der Teilnehmer

5. Skalierbarkeit

Ob Sie kleine Webinare für 20 Personen oder internationale Konferenzen mit Tausenden Teilnehmern organisieren – das System skaliert nach Ihren Anforderungen. Sie können mehrere Veranstaltungen gleichzeitig verwalten, Veranstaltungsreihen erstellen und Treueprogramme für Stammteilnehmer aufbauen.

Der Prozess zur Erstellung einer neuen Veranstaltung – Schritt für Schritt

Schritt 1: Neuen Veranstaltungsdatensatz erstellen

Um eine neue Veranstaltung zu starten, gehen Sie zum Bereich Events im Bereich Event Planning der Customer Insights – Journeys-App. Klicken Sie auf die Schaltfläche + New event und wählen Sie die passende Veranstaltungsvorlage aus, oder beginnen Sie mit einem leeren Formular.

In der Grundkonfiguration füllen Sie Folgendes aus:

• Event name – der für Teilnehmer sichtbare Name der Veranstaltung
• Start date und End date – Start- und Enddatum
• Time zone – die Zeitzone der Veranstaltung

Schritt 2: Veranstaltungsdetails konfigurieren

Im Tab General vervollständigen Sie zusätzliche Informationen:

• Event type – Veranstaltungstyp (Konferenz, Webinar, Schulung usw.)
• Event image – ein Bild, das die Veranstaltung repräsentiert
• Location – der Hauptveranstaltungsort (für Präsenzveranstaltungen)
• Publishing – wie sich die Teilnehmer für die Veranstaltung registrieren sollen
• Stream this event online – legen Sie fest, ob Sie die Veranstaltung über Microsoft Teams streamen möchten, und konfigurieren Sie den Stream nach Ihren Wünschen

Im Tab Additional information füllen wir mindestens das Feld Description aus.

Schritt 3: Zeitplan- und Session-Verwaltung

Gehen Sie zum Tab Agenda und beginnen Sie mit dem Aufbau Ihres Veranstaltungsprogramms:

1. Klicken Sie auf + New Session, um eine neue Session hinzuzufügen

2. Legen Sie für jede Session Folgendes fest:

• Name der Session
• Start- und Endzeiten
• Zugewiesener Ort (Konferenzraum, Webinar-Link)

3. Sie können Session Tracks erstellen – thematische Tracks, die zusammengehörige Sessions bündeln

4. Zusätzlich können Sie eine ausführliche Beschreibung der Session über die Felder in der Agenda angeben: Session Summary, Session Objectives, Detailed Description und Session Prerequisite

Schritt 4: Referenten und Mitveranstalter hinzufügen

Fügen Sie im Bereich Speakers engagements die Personen hinzu, die bei der Veranstaltung sprechen werden:

• Existiert der Referent bereits als Kontakt im CRM, können Sie ihn suchen und zuweisen.
• Erstellen Sie neue Kontaktdatensätze für externe Referenten.
• Vervollständigen Sie die Angaben zum Referenten – diese Informationen werden im Registrierungsportal sichtbar sein.

Ebenso können Sie im Bereich Sponsors Sponsoren der Veranstaltung hinzufügen und dabei Sponsoring-Level sowie Angaben zu jedem Sponsor festlegen.

Schritt 5: Einrichtung des Registrierungsportals

Das Registrierungsportal ist ein zentrales Element der Teilnehmererfahrung. Im Tab Forms:

1. Wählen Sie eine Portalvorlage aus oder passen Sie eine bestehende an

2. Passen Sie das Erscheinungsbild an – fügen Sie ein Logo hinzu, passen Sie die Farben an die Markenidentität Ihres Unternehmens an

3. Konfigurieren Sie das Registrierungsformular:

• Wählen Sie Standardfelder aus (Vorname, Nachname, E-Mail)
• Fügen Sie individuelle, veranstaltungsspezifische Fragen hinzu
• Legen Sie fest, welche Felder Pflichtfelder sind
• Legen Sie die DSGVO-Einwilligung und weitere erforderliche rechtliche Einwilligungen fest

4. Erweiterte Einstellungen:

• Entscheiden Sie, ob jeder registrierte Teilnehmer als Lead angelegt werden soll
• Entscheiden Sie, ob die Gastregistrierung für Sessions aktiviert werden soll
• Konfigurieren Sie den Zeitraum, in dem die Registrierung verfügbar ist

Schritt 6: Verwaltung verfügbarer Plätze und Limits

Legen Sie je nach Veranstaltungstyp Teilnahmelimits fest:

• Event capacity – Gesamtzahl der Plätze bei der Veranstaltung
• Session capacity – Limits für einzelne Sessions (besonders wichtig bei Workshops)
• Venue capacity – Kapazität physischer Veranstaltungsorte

Das System verfolgt die Platznutzung automatisch und kann die Registrierung automatisch schließen, sobald das Limit erreicht ist.

Schritt 7: Integration mit Customer Journeys

Um das Potenzial der Plattform voll auszuschöpfen, integrieren Sie die Veranstaltung mit automatisierten Kommunikationspfaden:

1. Erstellen Sie ein Segment für eingeladene Gäste

2. Entwerfen Sie eine Customer Journey, die Folgendes umfasst:

• Einladungsnachricht
• Erinnerungen vor der Veranstaltung (z. B. 7 Tage, 1 Tag, 2 Stunden vorher)
• Logistische Informationen (Anfahrt, Agenda)
• Nachfassaktion nach der Veranstaltung

3. Verwenden Sie die Event Registration Tile in der Journey, um automatisch auf den Registrierungsstatus des Teilnehmers zu reagieren.

Schritt 8: Testen und veröffentlichen

Vor der offiziellen Veröffentlichung der Veranstaltung:

1. Alle Einstellungen prüfen – jeden Abschnitt des Veranstaltungsformulars überprüfen

2. Registrierungsportal testen – eine Testregistrierung durchführen, die Darstellung auf verschiedenen Geräten prüfen (Sie müssen die Veranstaltung und alle Sessions auf „go live” setzen)

3. Bestätigungs-E-Mail prüfen – sicherstellen, dass automatische Nachrichten alle nötigen Informationen enthalten

4. Integrationen prüfen – falls Sie Zahlungen oder Integrationen mit anderen Systemen nutzen, testen Sie diese

Schritt 9: Überwachung der Registrierungskampagne

Sobald die Veranstaltung gestartet ist, überwachen Sie regelmäßig:

• Die Anzahl der Registrierungen in Echtzeit
• Die Auslastung der Kapazitätslimits einzelner Sessions
• Die Akquisitionsquellen der Teilnehmer (Kampagnen, Traffic-Quellen)
• Die Konversion über verschiedene Werbekanäle

Das Customer Insights – Journeys Dashboard bietet Visualisierungen und KPIs, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Registrierung verfolgen können.

Schritt 10: Check-in und Verwaltung am Veranstaltungstag

Nutzen Sie bei Präsenzveranstaltungen die Check-in-Funktion:

• Verwenden Sie die mobile App, um QR-Codes von den Tickets der Teilnehmer zu scannen
• Verfolgen Sie die Anwesenheit in Echtzeit
• Drucken Sie Namensschilder und Unterlagen für die Teilnehmer
• Aktualisieren Sie den Teilnahmestatus sofort im CRM

Zusammenfassung

Das Event Planning-Modul in Microsoft Dynamics 365 Customer Insights – Journeys ist eine umfassende Lösung für Organisatoren von Marketing-Veranstaltungen. Die Integration mit dem CRM, die Automatisierung der Kommunikation und die fortschrittliche Analytik stellen sicher, dass jeder Aspekt der Veranstaltung unter Kontrolle ist und die erfassten Daten direkt in die Vertriebs- und Marketingprozesse der Organisation einfließen.

Quellen:

• Microsoft Learn: Event planning and management
• Microsoft Learn: Set up an event